سازماندهي به كنوانسيون انجمن‌ مستقر

بيشتر كنوانسيون‌ها بايد بر اساس يك برنامه‌ي زمان‌بندي شده‌ي دقيق عمل كنند و با سرعت مقدار زيادي كار انجام دهند- اغلب با تسهيلات اجاره‌اي كه با پيش‌بيني قبلي در دسترس قرار مي‌گيرند و هر روز اضافي نشست‌ها هزينه‌هاي قابل توجهي هم به انجمن و هم به نمايندگان تحميل خواهد كرد. در نتيجه بيشترين تلاش براي بهترين سازماندهي كنوانسيون امري اساسي است.

پيش‌تدارك

كار سازماندهي و تدارك يك كنوانسيون از هفته‌ها و ماه‌ها قبل و با مداخله‌ي بسياري از اجزاء تشكيل‌دهنده، تحت نظارت كلي مسؤلان و هيأت مديره‌ي اتحاديه ‌Association آغاز مي‌شود.

كاركردهاي اصلي پارلماني اغلب به طور مستقيم با سازماندهي رسمي خود كنوانسيون ارتباط مي‌يابد كه توسط سه كميته به اجرا در مي‌آيند كه هر كدام از آن‌ها طبق آئين‌نامه از سوي رئيس يا بورد تشكيل مي‌شوند. اين سه كميته عبارتند از:‌

(1) كميته اعتبارنامه‌ها، كه فهرست نام مسؤلان، نمايندگان و جانشينان كنوانسيون را آماده و تأييد مي‌كند و پس از دريافت صلاحيت آنان براي كسب اعتبارنامه نسبت به ثبت‌ نامشان اقدام خواهد كرد؛

(2) كميته‌ي مقررات اجرايي، كه پيش‌نويس قواعد رويه‌هاي اجرايي را كه به طور خاص براي همان كنوانسيون ويژه لازم است، تهيه مي‌كند؛ و

(3) كميته‌ي برنامه‌ريزي، كه برنامه‌ي كنوانسيون را در هماهنگي با دستور كار [1](41) مناسب با خصوصيات اختصاصي براي ارتقاء و توسعه‌ي اتحاديه يا انجمن به مثابه يك كل تدارك مي‌بيند. از آنجا كه وظايف اين كميته‌ها دقيق هستند عضوي كه به هر دليلي براي كارهاي مربوطه توانايي ندارد هرگز نبايد براي عضويت در اين كمتيه‌ها منصوب شود.

به علاوه، بسته به اندازه‌ي كنوانسيون، يك كميته يا بيشتر، مسؤل ترتيبات مادي ضروري، مانند تأمين سالن، اسكان در هتل، و خدمات مربوطه تشكيل مي‌شود. اگر يك كميته مسؤل انجام تمام اين امور باشد، به عنوان كميته‌ي تدارك كنوانسيون ناميده مي‌شود.

يك كميه‌ي مهم ديگر كه معمولاً پيش و حين كنواسيون كار مي‌كند كميته‌ي قطعنامه است. اين كميته اقدام‌هاي مناسب براي قطعنامه و پيشنهادهاي اصلي اوليه‌ را (جداي از پيشنهادهاي ضمني)، پيگيري و طرح آن‌ها در كنوانسيون را توصيه مي‌كند.

وظايف كميته‌هاي كنوانسيون با توضيح‌هاي كامل‌تر در صفحه‌هاي آتي اين بخش توصيف مي‌شوند. هر يك از كميته‌هاي دائمي و عادي كنوانسيون – در مشاوره با رئيس، هيأت اجرايي، و كميته‌ي برنامه‌ريزي- بايد با دقت ارايه و مديريت امور كنوانسيون را كه به يك كميته‌ي مشخص مربوط مي‌شود، برنامه‌ريزي كنند. نشست پيش از كنوانسيون هيأت مديره‌ي اتحاديه معمولاً يك روز يا بيشتر پيش از افتتاح كنوانسيون در شهر محل برگزاري تشكيل مي‌شود. تعدادي از تصميم‌هاي مؤثر بر كارهاي مطرح در كنوانسيون ممكن است در اين نشست اتخاذ شود.

خدمات پارلمانتارين

يك مشاور كليدي در تدارك كنوانسيون بايد يك پارلمانتارين باشد، كه بايد از پيش كاملاً درگير شود. خوب است كه اين فرد يك پروفشنال باشد – هرچه در جريان فعاليت‌هاي عملي سازمان‌ها باتجربه‌تر، بهتر. هرچند وظيفه‌ي او ارايه‌ي مشاروه‌ها و نظرات پارلماني (بنگريد: ص51 – 449) در كنوانسيون است (و بايد كنار رئيس كنوانسيون بنشيند)، مهم‌ترين كار پارلمانتارين پيش از برگزاري كنوانسيون انجام مي‌شود. در جريان دوره‌ي تدارك كنوانسيون و هنگامي كه كنوانسيون در حال پيشرفت است، او بايد به عنوان مشاور اصلي رئيس، مسؤلان، و رئيسان كميته‌ها در ارتباط با مديريت امور عملي كارهاي كنوانسيون خدمت كند. رئيسان كميته‌هاي اعتبارنامه‌ها، مقررات اجرايي، برنامه‌ريزي، قطعنامه، و كميته‌ي انتخابات، اگر چنين كميته‌اي هم وجود داشته باشد، و كميته‌هاي دائمي كه قرار است برنامه‌هايي در كميته ارايه دهند، بايد در دوره با پارلمانتارين مشورت كنند؛ و منطقي است كه وي در بعضي از نشست‌هاي كميته‌هاي حضور يابد. پارلمانتارين بايد هميشه در نشست‌هاي پيش‌تداركاتي كه بالا ذكر شد حاضر شود.

رويه‌ي رسمي سازماندهي در كنوانسيون

پيش از آنكه يك كنوانسيون بتواند هيچ كار ديگري انجام دهد، بايد خودش به عنوان يك گروه رأي‌دهنده‌ي واحد، رسماً تشكيل شود – امري كه در نخستين نشست كاري صورت مي‌پذيرد. مراسم پارلماني- چه در آغاز كنوانسيون و چه در ابتداء هر روز- به عنوان كار تلقي نمي‌شود. در صورت تمايل، مراسم افتتاح جداگانه با ماهيت روحاني مي‌تواند پيش از سازماندهي رسمي كنوانسيون اجرا شود. وقتي مجمع نمايندگان يك انجمن مستقر طبق آئين‌نامه‌ها يا قواعد ديگري كه در ادامه توصيف شده، سازمان يافت، در آن صورت به نام كل انجمن عمل مي‌كند و مي‌توان از آن به عنوان «دهمين كنوانسيون سالانه‌ي انجمن ملي . . .» نام برد.

سازماندهي رسمي كنوانسيون با بررسي و تصويب جداگانه‌ي گزارش‌هاي سه كميته‌ايي كه در بالا ذكر شد، يعني، به ترتيب؛ كمتيه‌‌ي اعتبار نامه‌ها، كميته‌ي مقررات اجرايي1 و كميته‌ي برنامه‌ريزي محقق مي‌شود.

هر كدام از گزارش‌ها كه براي بررسي مطرح شود، يكي از اعضاء، معمولاً رئيس همان كميته گزارش را ارايه مي‌دهد. اين شخص بايد گزارش خود را با طرح پيشنهاد تصويب گزارش «از سوي كميته» خاتمه دهد- مگر آنكه او يك عضو صاحب حق رأي كنوانسيون نباشد، كه در اين صورت هر كسي كه صاحب رأي باشد مي‌توان اين پيشنهاد را مطرح سازد؛ مناسب اين است كه منشي گزارش‌نويس يا يكي از اعضاء كميته اين كار را انجام دهند. اين پيشنهاد اگر از سوي يك عضو كميته مطرح شود نيازي به حمايت ندارد. اگر كسي پيشنهاد را طرح نكند رئيس مي‌تواند مطرح كند يا مي‌تواند طرح آن را فرض بگيرد، و به عنوان مثال بگويد: «موضوع رأي‌گيري تصويب گزارش كميته‌ي برنامه‌ريزي است».

گزارش‌ هر يك از اين كميته‌ها قابل‌مذاكره و قابل‌اصلاح است. با اين همه، در كنوانسيون عادي يك انجمن، مذاكره يا پيشنهادهاي اصلاحي به ندرت مطرح مي‌شوند، و گزارش‌ها – اگر كميته‌ها كارشان را خوب انجام داده باشند – احتمالاً بدون رأي مخالف به تصويب مي‌رسند. (رأي مورد نياز براي تصويب گزارش كميته‌ي اعتبارنامه‌ها و كميته‌ي برنامه‌ريزي اكثريت آراء است، و رأي مورد نياز براي تصويب گزارش كميته‌ي مقررات اجرايي همانطور كه در صفحه 601-600 [كتاب اصلي. م] توضيح داده شده، دو سوم آراء است). با تصويب گزارش‌هاي جداگانه‌ي اين سه گزارش، كنوانسيون به صورت رسمي براي انجام كارها سازمان مي‌يابد.

كميته‌ي اعتبار‌نامه‌ها

مسؤليت‌ها. وظايف ويژه‌ي كميته‌ي اعتبارنامه‌ها در ادامه ليست شده است. اقلام (1) تا (4) به ضرورت بايد يك دوره‌ي قابل‌توجه پيش از كنوانسيون را در بر بگيرد. اقلام (5) تا (6) بايد در محل برگزاري كنوانسيون و در دوره‌ي منجر به افتتاح آن انجام شود. اقلام (7) تا (8) به وظايف كميته در حين كنوانسيون مربوط مي‌شوند.

1) ارايه‌ي (الف)‌ اطلاعات، طبق آئين‌نامه‌‌ها، در مورد تعداد مجاز نمايندگان و جانشينان، شرايط احراز صلاحيت، و زمان و روش انتخاب آنان، و

(ب) ارايه‌ي فرم‌هاي اعتبارنامه‌ها همراه با دستورهايي در مورد اينكه در يك تاريخ مشخص بايد بازپس فرستاده شوند و نام نمايندگان و جانشينان تأييد شده از سوي تشكل مربوط در آن‌ها قيد شده باشد و به امضاء منشي و گاهي اوقات رئيس تشكل رسيده باشد، به تمام تشكل‌هاي عضو و البته پيشاپيش. براي تمام نمايندگان و جانشينان مي‌توان از يك فرم واحد استفاده كرد، يا براي هر نماينده و هر جانشين از يك فرم به شكل كارت، با رنگ‌هاي متفاوت براي تمايز نمايندگان و جانشينان، بهره گرفت. اگر جانشين‌ها، همانطور كه در صفحه 585 (متن اصلي كتاب . م) توضيح داده شد، با نمايندگان خاص جفت هستند، از كارت‌هاي دوگانه نيز مي‌توان استفاده كرد.

2) الف) بررسي تمام فرم‌هاي برگشتي، تأييد صلاحيت هر عضو فهرست شده؛ و

(ب) در صورتي كه عدم صلاحيت يك نماينده يا جايشين منتخب احراز شد(به خاطر عدم پرداخت حق عضويت، ناكافي بودن مدت آن، و از اين قبيل)، اعلام موضوع به واحد مربوط، دادن مشاوره به آن واحد نسبت به حقش براي تعيين يكي از جانشينان نامبرده شده در فرم‌هاي اعتبارنامه‌ها براي احراز جاي نماينده‌ي فاقد صلاحيت (مگر آنكه اين جايگزيني به خاطر جفت‌ بودن جانشين‌ها با نمايندگان مشخص به صورت خود به خودي انجام شود).

3) تهيه‌ي ليست اعضاء صاحب صلاحيت براي ثبت‌نام و مبناي اين حق (مسؤلي كه به اعتبار سمت عضو كنوانسيون است، رئيس شعبه، عضو منتخب، جانشين، و غيره) به صورت مرتب – مثلاً به ترتيب الفباء بر اساس منطقه‌ها، باشگاه‌ها، بخش‌ها، يا هر روش ديگري كه براي ارجاع سريع به آن‌ها مناسب باشد.

4) ترتيبات براي انجام ثبت‌نام – به نحوي كه يك يا دو روز پيش از افتتاح كنوانسيون آغاز شود (بنگريد: ص 594 [متن اصل.م]).

5) ثبت‌نام – كه معمولاً شامل موارد زير مي‌شود:
 الف) تقديم مداركي حاكي از داشتن صلاحيت ثبت‌نام از سوي عضوي كه چنين قصد‌ي دارد.
 ب)‌ تأييد صحت مدارك عضو از سوي كميته يا زيركميته‌‌ي آن كميته.
 پ) گزارش عضو رسماً ثبت‌نام‌شده، بر مبناي پرداخت هزينه‌ي ثبت‌نام (كه گاهي از پيش ارسال مي‌شود) و امضاء ليست ثبت‌نام شدگان.
 ت) صدور نشان خاصي كه عضو صلاحيت آن را دارد، برنامه‌ي رسمي، و اطلاعات اضافي مورد نياز مانند زمان و مكان نشست‌هاي هر كميته يا بخش يا كارگاه.

6) تهيه‌ي نخستين گزارش كميته‌ براي كنوانسيون، كه مي‌تواند شامل نام كساني باشد كه تا ساعتي كه رئيس كميته‌ي اعتبارنامه‌ها بتواند اين گزارش اوليه را به عنوان اولين موضوع رسمي كار كنوانسيون ارايه دهد، ثبت‌نام كرده باشند.

7. تداوم كار كميته تا پايان كنوانسيون – دادن گزارش تغييرات در فهرست ثبت‌نام‌ها به خاطر:‌ (الف) ثبت‌نام‌هاي اضافي (كه آئين‌نامه‌ها يا مقررات اجرايي كنوانسيون ‍[ص 599] ملزم مي‌سازد تا زمان مشخصي زودتر از ختم نهايي بسته شود)؛ يا (ب) رفتن نمايندگان و ثبت‌نام جانشيناني كه جاي آن‌ها را مي‌گيرند.

8. تقديم گزارش تكميلي اعتبار‌نامه‌ها (يا صلاحيت‌ها. م) در آغاز هر نشست كاري هر روز و هر زمان ديگري كه لازم باشد – به عنوان نتيجه‌ي ناشي از تغييرات در فهرست ثبت‌نام‌ شدگان.

در انجمن‌هايي كه ستادهاي اجرايي دائمي خود را حفظ مي‌كنند، بيشتر وظايف اداري كه مستلزم تشكيل پيشاپيش كميته‌ي اعتبارنامه‌هاست به مهارت روزمره‌اي تبديل مي‌شوند كه سال به سال حفظ مي‌شوند و عمدتاً از سوي كاركنان استخدامي به اجرا در مي‌آيند؛ اما اقتدار و مسؤليت هدايت كلي اين كار بر عهده‌ي كميته‌ي اعتبارنامه‌ها باقي مي‌ماند.

زمان و مكان ثبت‌نام. زمان و مكان ثبت‌نام بايد در برنامه‌ي چاپي كنوانسيون اعلام شود. در يك كنوانسيون، هر چند روز كه طول بكشد، ثبت‌نام بايد يك يا دو روز پيش از افتتاح صورت پذيرد، و طوري تدارك شود كه بخش عمده‌ي ثبت‌نام‌ها در طول عصر و شامگاه پيش از نشست كاري افتتاحيه، و نيز صبح روز نشست انجام شود. اين ثبت‌نام معمولاً در اتاق يا سالني كه اندازه و تجهيزات آن به كل تعداد احتمالي ثبت‌نام‌كنندگان بستگي مي‌يابد، صورت مي‌گيرد. در طول كنوانسيون يك ميز ثبت‌نام كميته اعتبارنامه‌ها در مكاني مناسب و در زماني معقول پيش از آغاز هر نشست كاري بايد گمارده شود، و بايد در طول نشست‌ها هميشه آماده به كار باشد. نزديك خاتمه‌ي كنوانسيون، معمولاً يك يا دو نفر از اعضاء كميته مشغول به كار باقي مي‌مانند.

روش ثبت‌نام. روش مورد استفاده‌ي كميته‌ي اعتبارنامه‌ها براي ثبت‌نام نمايندگان و جانشينان متناسب با اندازه‌ي كنوانسيون توفير مي‌كند. يك رويه‌ي رايج از اين قرار است:‌ كل انجمني كه كنوانسيون برگزار مي‌كند به بخش‌هايي مانند ايالات، مناطق يا نواحي تقسيم مي‌شود، و يك بخش جداگانه‌ي دفتر ثبت، اغلب در سه نسخه به شكلي كه در ادامه توضيح داده شده، براي هر زيربخش تهيه مي‌شود. هر بخش دفتر ثبت – به يك ترتيب منطقي مناسب – نام تايپ شده‌ي انجمن‌‌ها يا شعبه‌هاي تشكيل دهنده مستقر در مناطق جفرافيايي متناظر را در بر مي‌گيرد؛ و زير نام هر شعبه نام‌هاي نمايندگان و جانشيناني كه اعزام شده‌اند، به شرطي كه صلاحيت افراد از سوي كميته احراز شود،‌ در جا‌هاي خالي اعتبارنامه‌ها به ترتيب الفباء تايپ مي‌شوند. در آغاز كار كه بخش عمده‌ي ثبت‌نام‌ها صورت مي‌گيرد، معمولاً دو عضو كميته در دو ميز يا جايگاه علامت‌گذاري شده‌ي جداگانه و در ديدرس، براي هر بخش جغرافيايي گمارده مي‌شوند. در كنوانسيون‌هاي بزرگ، وجود راهنما‌ مي‌تواند در هدايت نمايندگان و جانشينان به بخش‌ مناسب، هنگامي كه مدارك خود را نشان مي‌دهند و محل تعيين شده در كنار نام‌ تايپ‌شده‌ي خود را در دفتر ثبت امضاء مي‌كنند، مفيد واقع شود. دست‌كم يك، و معمولاً دو كپي از دفتر ثبت (يا فتوكپي از صفحه‌هاي دفتر)‌، علاوه بر نسخه‌ي اصلي كميته‌ي اعتبارنامه‌ها، ضروري است – يك نسخه به عنوان ضميمه‌ي گزارش كميته براي تقديم، و ديگري براي استفاده‌ بعدي از سوي صندوق‌گردانان در جريان تأييد صلاحيت رأي‌دهندگان. با استفاده از كپي اخير،‌ با تقسيم صندوق‌گردانان به گروه‌هايي براي هر منطقه‌ي ثبت‌نام، طبق الگوي ثبت‌نام اعضاء در كميته‌ي اعتبارنامه‌ها، رويه‌ي شمارش آراء در انتخابات مي‌تواند تسريع شود. كارت‌هاي نمايندگان نيز مي‌تواند متناظر با همين منطقه‌بندي برچسب يا شماره‌ بخورد تا تشخيص هويت نمايندگان تسهيل شود.

به جز در كنوانسيون‌هاي سياسي مجادله در مورد كرسي‌هاي نمايندگي به ندرت رخ مي‌دهد. در موارد نادر بروز مجادله بين دو نماينده يا دو گروه نمايندگي و بحث جدي در مورد صلاحيت احراز كرسي‌، كميته بايد هر دو را از ليست خارج كند و اختلاف را به نحوي كه در ادامه توضيح داده شده به كنوانسيون گزارش دهد. از سوي ديگر اگر، كميته پس از استماع واقعيت‌ها، فكر كند كه اختلاف توجيه نمي‌شود، فقط بايد نام نمايندگاني را در ليست بگنجاند كه ادعاي آنان را مشروع تلقي مي‌كند. همان قواعد نسبت به مورد بيشتر رايج نمايندگان منتخب از سوي يك شعبه‌ي محلي كاربرد دارد كه فاقد صلاحيت اعزام نماينده هستند يا بيش از حد استحقاق نماينده انتخاب كرده‌اند.

تصويب گزارش. پيش از دريافت گزارش كميته‌ي اعتبارنامه‌ها، چون هنوز وضعيت عضويت مشخص نشده است، هيچ پيشنهادي تحت هيچ عنواني طبق‌ نظام‌نامه نيست مگر آن‌ها كه در فقدان نصاب طبق نظام‌نامه‌ هسند. (اما بنگريد به ص 22-621 [اصل كتاب.م] براي ضرورت‌ تنوعات در مورد كنوانسيون‌هايي كه مربوط به انجمن دائمي نيستند.) حتي، براي نمونه، يك پيشنهاد مرتبط با اعتبار برگزاري كنوانسيون طبق نظام‌نامه نيست. بنا بر اين،‌ اساسي است كه كميته يك مهلت براي ثبت‌‌نام‌هايي تعيين كند كه در گزارش اوليه‌اش گنجانده مي‌شود و اين مهلت به كميته فرصت مي‌دهد تا گزارش را تهيه كند. مراسم گشايش فرصتي براي اين كار فراهم مي‌آورد، و هنگامي كه اين مراسم در جريان است،‌ نمايندگان مي‌توانند به ثبت‌نام ادامه دهند – اما نامشان در گزارش اوليه قيد نمي‌شود. اگر گزارش به موقع آماده نشود،‌ كنوانسيون مي‌تواند با موضوع‌هاي غيركاري مانند سخنراني‌ها،‌ يا در جا راحت باشد يا تنفس به كار خود ادامه دهد.

گزارش كميته‌ي اعتبارنامه‌ها، كه توسط رئيس كميته قرائت مي‌شود، در اساس بايد اعلام كند كه «فهرست نام اعضاء صاحب رأي كنوانسيون و جانشينان آنان كه تا . . . .(شامل ساعتي كه تا آن زمان فهرست تدوين شده) ثبت‌نام كرده‌اند به پيوست است». در پي اين بيانيه‌ بايد خلاصه‌ي آماريي كه در هر سازمان خاص مرسوم است ارايه شود (عالباً شامل جزئياتي مطابق مبناي رأي اعضاء همانطور كه در قلم (3) صفحه 593 خاطر نشان شد)، و هميشه بايد تعداد كل اعضاء صاحب رأي كنوانسيون و تعداد جانشينان ثبت‌نام شده را ذكر كرد. معمولاً فهرست نام نمايندگان و جانشينان را قرائت نمي‌كنند مگر آنكه بخشي از آن بنا به درخواست خوانده شود. اگر بين اعضاء اختلاف حل نشده‌اي باقي مانده باشد،‌ موارد خاص، و اين واقعيت كه نام نمايندگان مخالف يا مورد مخالفت در گزارش نيامده بايد اعلام شود. رئيس كميته گزارش را با بيان اينكه «از سوي كميته، پيشنهاد مي‌كنم اين فهرست تقديمي نمايندگان فهرست رسمي اعضاء صاحب رأي كنوانسيون تلقي شود.» سپس گزارش و فهرست اسامي پيوست را بايد به رئيس يا منشي ارايه كند.

در صورتي كه مذاكره يا اصلاحيه‌ي پيشنهادي وجود داشته باشد، رئيس كنوانسيون، پيش از اخذ رأي اعلام مي‌كند: «آيا در مورد اين گزارش سؤالي هست؟» اگر كرسي‌(ها) مورد منازعه باشند اصلاحيه‌اي به اين شكل مي‌تواند مطرح شود: «پيشنهاد افزودن اين عبارت: مشروط به اينكه نام جورج جي. مورس به عنوان نماينده‌ي ميسوري به فهرست تقديمي نمايندگان افزوده شود.» صرف‌نظر از ينكه يك اختلاف گزارش بشود يا نه،‌ پيشنهاد چنين اصلاحيه‌اي يا حتي پيشنهاد جايگزين كردن مجموعه‌ي كاملاً متفاوت از نمايندگان براي هر نمايندگي در فهرست گزاش شده، طبق نظام‌نامه است،‌ اما چنين اصلاحيه‌اي نبايد نام‌ كساني به جز يك نماينده‌ي مورد منازعه يا تمام نمايندگان يك هيأت نمايندگي كه به يك دليل واحد مورد منازعه است، همراه با شاكيان پرونده را شامل شود. به اصلاحيه‌‌‌ي پيشنهادي براي تغيير ليست نمايندگان، هيچ از يك نمايندگان درگير نمي‌توانند رأي بدهند. كساني كه از سوي كميته پديرفته‌ شده‌اند، هرچند اختلاف حل نشده باشد، مي‌توانند به جز مورد خودشان به تمام موارد ديگر رأي بدهند. هنگام اخذ رأي در مورد گزارش كميته‌ي اعتبارنامه‌ها يا پيشنهادهاي مرتبط با بررسي آن، فقط كساني كه نامشان در فهرست اعضاء‌ صاحب‌رأي گزارش شده از سوي كميته آمده‌ باشد (فهرست موجود پس از اعمال اصلاحيه‌هاي قبلي) مي‌توانند رأي بدهند.

فهرست اعضاء صاحب‌رأي؛ گزارش‌هاي تكميلي. وقتي گزارش كمتيه‌ي اعتبارنامه‌ها تصويب مي‌شود، – مشروط به تغييرات به خاطر گزارش‌هاي بعدي- به عنوان فهرست رسمي اعضاء‌ صاحب‌رأي كنوانسيون به تصويب مي‌رسد. يك عضو صاحب‌رأي كه پس از تقديم گزارش اوليه ثبت‌نام مي‌كند، اگر وضعيتش زير سؤال نباشد، به محض ثبت‌نام، وضعيت خود را كامل فرض مي‌گيرد،‌ اما اگر زير سؤال باشد،‌ بايد منتظر تصميم كميته يا خود كنوانسيون باقي بماند. گرچه كميته‌ي اعتبارنامه‌ها معمولاً فقط در آغاز هر روز كاري گزارش تكميلي خود را ارايه مي‌دهد، با اين حال، در زمان‌هاي ديگر، از جمله بلافاصله پيش از اخذ‌رأي در مورد مسائل مهم، مي‌توان از كميته خواست تا گزارش تكميلي خود را ارايه دهد. اگر از زمان گزارش اخير در فهرست نمايندگان ثبت‌نام كرده هيچ تغييري رخ نداده باشد، به پيشنهاد و اخذ رأي نيازي نخواهد بود؛ اما در غير اين صورت، رئيس كميته بايد گزارش خود را با بيان اين عبارت خاتمه دهد: «از سوي كميته، پيشنهاد مي‌كنم فهرست بازنگري شده‌ي تقديمي فهرست رسمي اعضاء صاحب رأي كنوانسيون باشد.» هرچند ممكن است اين پيشنهاد يك پيشنهاد اصلاح مصوبه (35) به نظر برسد، اما چون روشن است كه به خاطر دير رسيدن يا زود رفتن نمايندگان و جايگزين شدن جانشينان فهرست كم يا زياد مي‌شود، فقط با اكثريت آراء‌ به تصويب مي‌رسد.

فهرست كلي كميته‌ي اعتبارنامه‌ها شامل آخرين اعضاء‌صاحب‌رأي ثبت‌نام كرده كنوانسيون بايد در تمام اوقات به نحوي در دسترس باشد كه تعداد دقيق آنان را بتوان بي‌درنگ تعيين كرد. درستي فهرست ثبت‌نام شدگان اساسي است، زيرا مي‌تواند بر نتايج انتخابات يا مسائل مورد منازعه تأثير بگذارد. اگر آئين‌نامه‌ها يا قواعد جاري2حد نصاب را تعيين نكرده باشند (40) – كه بايد تعيين كنند- نصاب اكثريت اعضاء صاحب‌رأي است كه عملاً ثبت‌نام كرده‌اند، صرف‌نظر از اينكه ممكن است بعضي از آنان رفته باشند.

كميته‌ي قواعد جاري

مسؤليت‌ها. كميته‌ي قواعد جاري [2] قواعدي را پيش‌نويس و براي بررسي تقديم مي‌كند كه به «قواعد جاري كنوانسيون» معروف است كه، در صورت تصويب، فقط در مورد يك كنوانسيون كاربرد دارند. اين قواعد نبايد به هيچ وجه با آئين‌نامه‌هاي انجمن مغايرت داشته باشند، اما (برعكس قواعد جاري سطح پايه در يك انجمن محلي) مي‌توانند قواعد مندرج در مرجع پارلماني تعيين شده از سوي آئين‌نامه‌ را جرح و تعديل كنند. قواعد جاري يك كنوانسيون معمولاً تركيبي از قواعد «پارلماني» مرتبط با نحوه‌ي اداره‌ي كارها، و قواعد غيرپارلماني، تا حدودي شبيه تركيبي از نطام‌نامه‌ي اختصاصي1 و قواعد جاري پايه [3](2) هسند. با اين همه، چون تأثير آن‌ها با ختم اجلاسي كه براي آن تصويب مي‌شوند، منقضي مي‌شود، از بعضي جهات با قواعد گفته شد تفاوت دارند.

قواعد جاري كنوانسيون‌هاي متوالي كه توسط يك انجمن برگزار مي‌شوند اغلب تا مرحله‌اي تكامل مي‌يابند كه قواعد تصويب شده در كنوانسيون قبلي به تغييرات كمي نياز خواهد داشت. از سوي ديگر، گاهي اوقات كار اين كميته مستلزم يك تحقيق گسترده در سوابق قبلي سازمان است. در بسياري موارد، در مورد قواعد جاري كنوانسيون اغلب بايد با پارلمانتارين مشاوره كردف‌او اغلب يك پيش‌نويس اوليه براي تقديم به اين كميته تدوين مي‌كند.

يك نسخه از «قواعد جاري پيشنهادي كنوانسيون» كه قرار است كميته توصيه كند – معمولاً به صورت چاپ شده در برنامه‌ي رسمي- بايد به هر فردي كه ثبت نام مي‌كند داده شود.

ارايه و تصويب قواعد جاري كنوانسيون. گزارش كميته‌ي قواعد جاري بي‌درنگ پس از تصويب گزارش كميته‌ي اعتبارنامه‌ها با طرح پيشنهادي به شكل آيتم 9، صفحه‌ي 31 ترامه [بخش آخر كتاب اصلي.م] با قرائت متن كامل قواعد پيشنهادي- صرف‌نظر از توزيع قبلي – به كنوانسيون تقديم مي‌شود، به جز در مواردي كه به تمام نمايندگان يك نسخه از آن داده شده باشد و قواعد به طور كلي سال به سال تغييري نكند، عرف كاملاً جا افتاده‌ي آن سازمان اجازه دهد كه قرائت اين قواعد حذف شود. پس از مذاكره يا اصلاحيه (اگر باشد)، در باره‌ي كليات قواعد يك رأي واحد اخذ خواهد شد. بايد توجه داشت كه بررسي جدا جداي بندها (28) كاربرد ندارد، گرچه قواعد ممكن است به اين منظور كه به عنوان يك سند واحد تلقي شوند سازماندهي شده‌اند، در واقع، گروهي از پيشنهادهاي اصلي منفرد هستند كه توسط كميته در قالب يك پيشنهاد تصويبي مطرح شده‌اند. به درخواست يك عضو داراي رأي كنوانسيون، در مورد هر يك از قواعد منفرد مي‌توان جداگانه رأي گرفت (بنگريد: ص 265)، هرچند چنين درخواستي فقط هنگامي منطقي است كه يك موضوع جدي در معرض خطر به نظر برسد. اگر چنين درخواستي مطرح شد، باقي قواعد اول به تصويب مي‌رسند،‌ و سپس در مورد قواعد جدا شده رأي مي‌گيرند. در چارچوب روش معموري براي رأي‌گيري در مورد قواعد جاري به عنوان يك «بسته»، دو سوم آراء لازم است – چون، اگر قرار است اين قواعد نيازهاي كنوانسيون را تأمين كنند،‌ به احتمال بسيار زياد شامل مقرراتي هستند كه فقط با رأي دو سوم مي‌توان آن‌ها را اعمال كرد. اگر در جريان بررسي قواعد پيشنهادي كميته يا در جريان كنوانسيون قاعده‌ي جديدي پيشنهاد شود،‌ بايد در مورد آن پس از تصويب پيشنهادهاي كميته به نحوي كه در ادامه بحث مي‌شود،‌ رأي گرفت.

رأي مورد نياز براي تصويب يك قاعده‌ي منفرد

. اگر يك قاعده‌ي جاري كنوانسيون جداگانه به رأي گذاشته شود، رأي لازم براي تصويب آن، بسته به چيستي آن قاعده، در بعض موارد دو سوم و در موارد ديگر اكثريت است.

1) قواعد جاري كنوانسيون كه به دو سوم آراء نياز دارند (حتي به صورت منفرد)، در اصل،‌ با همان خصوصيات مقرراتي متمايز مي‌شوند كه، در انجمن‌هاي محلي سطح پايه يا مجمع، با دو سوم آراء در جريان يك نشست يا اجلاس [يك دوره از نشست‌ها. م] به اجرا در مي‌آيند، يا مستلزم تصويب به عنوان نظام‌نامه‌ي اختصاصي هستند تا از يك اجلاس به اجلاس بعدي اجراي آن‌ها تداوم يابد (بنگريد به 2). يك نمونه از آن‌ها قاعده‌ي محدود كننده‌ي زمان مجاز براي مذاكرات است. قواعد اين دسته با اصطلاح قواعد جاري پارلماني در يك كنوانسيون، كه در اين كتاب به كار رفته، شناخته مي‌شوند.

2) يك قاعده‌ي جاري اگر در دسته‌ي (1) فوق قرار نگيرد به صورت جداگانه با اكثريت آراء كنوانسيون قابل تصويب است، و در نتيجه مي‌تواند در يك مجمع محلي به عنوان قواعد جاري سطح پايه (بنگريد به 2) تصويب شود. نمونه‌ي اين دسته از قواعد كنوانسيون مي‌تواند قواعد مرتبط به نحوه‌ي نصب كارت شناسايي يا قالب گزارش‌هاي مكتوب يا قطعنامه‌‌هاي تقديمي باشند.

رأي لازم براي اصلاح يا لغو يك قاعده‌ي جاري كنوانسيون. اصلاح يا لغو يك قاعده‌ي جاري يك كنوانسيون مستلزم دو سوم آراء يا رأي اكثريت تمام نمايندگان يا «اعضاء داراي رأي» كنوانسيون است كه ثبت‌نام كرده‌اند،‌ به جز آن قاعده‌اي كه به صورت منفرد با اكثريت آراء به تصويب رسيده باشد كه مي‌تواند با اكثريت آراء پس از صدور اطلاعيه دست كم در روز قبل، اصلاح يا لغو شود.

تعليق يك قاعده‌ي جاري كنوانسيون. هر قاعده‌ي جاري يك كنوانسيون (به جز قاعده‌اي كه مرجع پارلماني توصيف مي‌كند) مي‌تواند به خاطر يك منظور خاص با اكثريت آراء تعليق شود،‌ حتي اگر تصويب آن قاعده مستلزم دو سوم آراء بوده باشد. با اين حال،‌ تحت چنين تعليقي، قواعد به كاربردني مندرج در مرجع پارلماني تعيين شده در آئين‌نامه (يا تعيين شده توسط يك قاعده‌ي كنوانسيون) به اجرا در مي‌آيد – انگار كه قاعده‌ي جاري به تصويب نرسيده است. براي تعليق قاعده‌ي جاري يك كنوانسيون و نيز قاعده‌ي عام پارلماني كه معمولاً در چنان شرايطي كاربردني است، به دو سوم آراء نياز خواهد بود، درست مانند تعليق يك قاعده‌ي عام وقتي قاعده‌ي جاري‌اي در كار نباشد (25)٭. هيچ قاعده‌ي جاري يك كنوانسيوني نمي‌تواند براي باقيمانده‌ي اجلاس كنوانسيون تعليق شود، و هيچ قاعده‌ي جاري كه فقط يك كابرد واحد دارد،‌ نمي‌تواند تليق شود، چرا كه معادل لغو آن قاعده خواهد بود، و با اين مورد بايد به شيوه‌ي متناسب برخورد كرد.

نمونه‌اي‌ از يك مجموعه قواعد جاري كنوانسيون. قواعد جاري يك كنوانسيون بايد متناسب به اندازه‌، نوع، و مسؤليت‌هايش توفير كند. در حاليكه امكان تدوين مدل قواعدي كه به صورت عام كاربرد داشته باشند وجود ندارد، نمونه‌اي كه در ادامه ارايه مي‌شود ماهيت قواعد جاري را كه از طرف كنوانسيون‌ها به تصويب مي‌رسند نشان مي‌دهد.

قواعد جاري كنوانسيون . . . . . از . . . . .

قاعده يك. (الف) كميته‌ي اعتبار‌نامه‌ها، درست پس از مراسم افتتاح نخستين نشست كاري، تعداد نمايندگان و جانشينان ثبت‌نام كرده را كه مدارك مناسب ارايه داده‌اند، گزارش خواهد داد، و گزارش تكميلي خود را در آغاز هر روز كه كار ادامه دارد و پس از اقدام‌هاي افتتاحي تقديم خواهد كرد.

(ب) عضوي كه به عنوان جانشين ثبت‌نام كرده است مي‌تواند طبق مجوز مناسب كميته‌ي اعتبارنامه‌ها و در هر زماني در طول نشست‌هاي كاري از جانشين به نماينده تبديل شود.

قاعده‌ي دو. براي پذيرش در سالن مجمع، و براي تسهيل احراز هويت و استقرار، اعضاء، جانشين‌ها، و ديگران بايد علائم صادر شده از سوي كمتيه‌ي اعتبارنامه‌ها را هنگام ثبت‌نام، روي سينه‌ي خود نصب كنند.

قاده‌ي سه: قطعنامه‌هاي تقديمي از سوي اعضاء منفرد مكتوب و از سوي پيشنهاد دهنده و حمايت كننده امضاء شده خواهد بود – هر دو نفر آنان بايد از اعضاء داراي رأي كنوانسيون باشند – و آن را مستقيم به منشي ضباط ارايه خواهند كرد.

قاعده‌ي چهار: (الف) تمام قطعنامه‌ها به جز آن‌ها كه از سوي هيأت اجرايي [يا هيأت مديران» و غيره]، يا از سوي كمتيه‌ها، و تمام توصيه‌هاي ارايه شده در گزارش‌هاي مسؤلان يا كميته‌ها، بدون مذاكره بايد به كميته‌ي قطعنامه‌ها ارجاع شوند؛ قطعنامه‌هاي پيشنهادي از سوي هيأت اجرايي يا از سوي كمتيه‌ها بايد از سوي هيأت يا كميته‌ي ارايه دهنده به صورت مستقيم به كنوانسيون تقديم شود.