بوردها
خصوصيات اساسي يك بورد در صفحه‌ها‌ي 8 تا 9 بيان شده است. تمام اقلامي كه زير عنوان «انواع مجمع مشورتي» در صفحه‌ي 5 تا 9 آمده در ارتباط با اين بخش بايد خوانده شود.
مرجعي كه بورد را ايجاد ميكند عموماً زمان برگزاري نشست‌هاي عادي، و رويه‌ي فراخون نشست‌هاي ويژه آن را مقرر ميكند؛ يا بورد مي‌تواند چنين شرايطي را تا حدي كه اختيار تصويب قواعد خودش را داشته باشد، تعيين كند. (نگا ص. 469. كتاب اصلي.م).
بورد اجرايي يك انجمن سازمان‌يافته
به جز در كوچك‌ترين و ساده‌ترين انجمن‌هاي محلي، يا در آن‌ها كه نشست‌هاي عادي مرتب برگزار مي‌كنند، معمولاً منطقي به نظر مي‌رسد كه در آئين‌نامه‌ها بوردي پيش‌بيني شود كه قدرت عمل كردن از سوي انجمن در مواقع لازم و در فاصله‌ي بين نشست‌هاي عادي را داشه باشد و در بعضي موارد بر بعضي از مراحل امور انجمن كنترل كامل اعمال كند. چنين بوردي معمولاً به عنوان بورد اجرايي (هيأت اجرايي) شناخته مي‌شود، يا- در سازمان‌هايي كه يك كميتهي اجرايي تحت مسؤل بوردي كه در ادامه توصيف شده داشه باشند- به عنوان هيأت مديران، هيأت مديره، يا هيأت امناء معروف است. با اين وجود، و صرف‌نظر از اينكه كميتهي اجرايي فعاليت داشته باشد يا نه، و در مواردي تمايز مهم نباشد، در اين كتاب به چنين تشكيلاتي هيأت اجرايي گفته خواهد شد.
اگر قرار باشد يك انجمن هيأت اجرايي داشته باشد، آئين‌نامه‌ها بايد تعداد اعضاء هيأت ونحوي تعيين آنان را مشخص سازند، بايد وظايف و قدرت آن‌ها را تعيين كنند، و بايد مقررات جلسات بورد را همانگونه كه در بالا گفته شد، تدوين نمايند. يك هيأت اجرايي عموماً مركب از مسؤلان انجمن (بنگريد 47) است كه مسؤليت‌هايي جداي از بورد هم دارند، به علاوه‌ي تعدادي از امناء، يا مديران كه ممكن است مسؤليت‌هاي ديگري مانند رياست كميته‌هاي مهم و دائمي داشته باشند يا نداشته باشند (بنگريد 50)، اما آنان معمولاً بايد به عنوان مسؤلان انجمن گروه‌بندي شوند، و به همان روشي و در همان زماني انتخاب شوند كه ساير مسؤلان انتخاب مي‌شوند. (بنگريد به آئين‌نامه‌ي نمونه، ماده VI، بخش I، و ماده VI، بخش I، ص. 68- 566). در بيشتر موارد درصدي از مديران به صورت دورهاي به شكلي انتخاب مي‌شوند كه مدت سمت آنان همپوشاني پيدا كند، به عنوان نمونه – مانند هنگامي كه شش مدير باشند كه در هر نشست سالانه دو نفر براي يك دوره سه ساله انتخاب مي‌شوند.
انجمني كه هيأت اجرايي نداشته باشد، مسؤلان آن نمي‌توانند به عنوان بورد عمل كنند، مگر آنكه آئين‌نامه‌ها تعيين كرده باشند، و اگر به اين ترتيب تشكيل شود، بورد فقط همان قدرتي را خواهد داشت كه از سوي آئين‌نامه‌ها براي آن تعيين شده باشد يا اينكه با رأي مجمع انجمن موضوع‌هاي مشخصي به آن ارجاع شود. ميزان قدرت معمولي كه تحت آئين‌نامه‌ها به يك هيأت اجرايي تفويض مي‌شود از اين سازمان تا سازمان ديگر تفاوت ميكند. اگر انجمني به عنوان يك كل در فاصله‌ي كم‌تر از يك فصل نشست برگزار كند (ص 88 .كتاب اصلي.م)، و اگر هدف اصلي‌اش غير از انجام كسب‌وكار باشد، بهتر است كل اختيار اجرائي انجمن در فاصله‌ي نشست‌ها به بورد واگذار شود. معمولاً در انجمن‌هايي با نشست‌هاي ماهانه يا كم‌تر، و گاهي اوقات در انجمن‌هايي با نشست‌هاي فصلي، به بورد اختيار زيادي تفويض نمي‌شود، چون انجمن مي‌تواند در نشست‌هاي عادي خود بسياري از كارها را انجام دهد (براي واژه‌بندي مقررات حاكم بر هر يك از اين دو مورد بنگريد ص.560، 568). در هر حال، هيچ يك از اقدام‌هاي بورد نمي‌تواند به هيچ يك از اقدام‌هاي انجام شده‌ي مجمع انجمن مغاير باشد؛ و به جز اقلامي كه طبق آئين‌نامه به صورت انحصاري تحت كنترل بورد باشد، مجمع انجمن مي‌تواند به بورد دستور دهد كه بايد اجرا شود، و مي‌تواند هر اقدام بورد را اگر خيلي دير نشده باشد (به عنوان نمونه، قراردادي كه منعقد شده) لغو كند. با اين حال بايد خاطر نشان شود كه در ارتباط با بوردهاي شركت‌هاي كسب‌وكار، كه در آن بورد قدرت و اختيار انحصاري انجام كارها را دارد، درست شرايط مخالف رايج است.
اعضاء بورد به اعتبار سمت
بيشتر اوقات بوردها اعضاء به اعتبار سمت1 دارند- يعني، كساني كه به خاطر يك سمت يا رياست يك كميته در انجمن، يا در يك انجمن يا فدراسيون يا گروه ائتلافي ايالتي يا ملي دست بالاتر، يا- گاهي اوقات در بوردهاي خارج از انجمن‌هاي سازمان‌يافته- به اعتبار يك سمت عمومي، عضو بورد مي‌شوند. در يك هيأت اجرايي، اگر عضو به اعتبار سمت بورد در چارچوب تشكيلات انجمن باشد (يعني، اگر يك عضو، مسؤل، يا كارمند انجمن باشد)، بين او و ديگر اعضاء بورد تمايزي وجود نخواهد داشت. اگر عضو به اعتبار سمت تحت تشكيلات انجمن نباشد، تمام امتيازهاي عضويت بورد، شامل حق ارايه پيشنهاد و دادن رأي را دارد، اما هيچ يك از الزام‌ها را نخواهد داشت- درست مانند موردي كه فرماندار ايالت يكي از امناء يك آكادمي بخش خصصي به اعتبار سمت باشد. در مورد عضو به اعتبار سمت دسته‌ي اخير، كه الزام شركت در بورد را ندارد، هنگام شمارش تعداد لازم براي رسيدن به نصاب يا وجود نصاب در نشست نبايد شمرده شود. هرگاه يك عضو به اعتبار سمت بورد همچنين مسؤل به اعتبار سمت هم باشد، البته كه وي ملزم است مانند يك عضو عادي فعال خدمت كند.
وقتي يك عضو به‌اعتبارسمت بورد از سمتي كه وي به اعتبار آن عضو شده كنار برود، عضويتش در بورد نيز به طور خود به خودي خاتمه مي‌يابد.
در ارتباط با اعضاء به‌اعتبارسمت كميته‌ها، شامل رياست آن‌ها، به صفحه 480 (كتاب اصلي.م) بنگريد.
مسؤلان بوردها
يك بورد كه (هيأت) عامل يك مجمع مادر يا يك تشكيلات عضويتي نباشد، به عنوان يك مجمع تصميم‌گيري1، با يك رئيس يا مسؤل جلسه2، يك منشي و در صورت نياز ساير مسؤلان سازماندهي مي‌شود. به طور كلي، چنين بوردي، اگر اختياري كه بر اساس آن تشكيل شده شرايط ديگري در مورد نحوه‌ي انتخاب مسولان تعيين نكرده باشد، مسؤلان خود را تعيين خواهد كرد. بوردي كه قرار است مسؤلان خود را انتخاب كند بايد براي اين مقصود هرچه زودتر پس از انتخاب اعضاء خود تشكيل جلسه دهد (نيز بنگريد: ص.471). از سوي ديگر، در عادي‌ترين انجمن‌ها، حتي اگر آئين‌نامه‌ها ساكت باشند، اين امر رواج دارد كه رئيس و منشي انجمن در چارچوب بورد تحت يك سمت خدمت كنند. اگر ترتيب ديگري مورد نظر باشد، بايد در آئين‌نامه قيد شود.
تشكيلات زيرمجموعه‌ي بورد
به عنوان يك اصل كلي، بورد نمي‌تواند اختيارات خود را تفويض كند- يعني نمي‌تواند به يك زيرگروه قدرت بدهد كه به صورت مستقل و تحت نام بورد عمل كند- مگر آنكه در آئين‌نامه‌هاي انجمن يا ساير اسنادي كه بر اساس آن‌ها بورد شكل گرفته، قيد شده باشد؛ اما هر بوردي مي‌تواند كميته‌هايي را تشكيل دهد تا زير نظارت بورد يا طبق دستورات خاص بورد فعاليت كند. چنين كميته‌هايي هميشه به بورد گزارش مي‌دهند.
كميتهي اجرايي. در انجمني كه بورد آن بزرگ باشد يا اعضائش بايد براي برگزاري نشست از راه دور بيايند، معمول است كه آئين‌نامه‌ها يك كميتهي اجرايي مركب از تعدادي از اعضاء خاص بورد تعيين كنند، كه تمام يا بخش عمده‌اي از قدرت بورد را در فاصله‌ي دو نشست خواهد داشت (درست همانطور بورد در فاصله‌ي نشست‌هاي انجمن قدرت انجمن را دارد)، اما نمي‌تواند هيچ يك از اقدام‌هاي انجام شده از سوي بورد را تعديل كند (همانطور كه بورد نمي‌تواند هيچ يك از اقدام‌هاي انجام شده از سوي انجمن را تعديل كند). به اين ترتيب، كميتهي اجرايي در واقع يك «بورد تحت بورد» اس. معمولاً عضويت در كميتهي اجرايي در آئين‌نامه‌ها تعيين مي‌شود، تا اينكه به انتخاب كل بورد واگذاشته شود. كميتهي اجرايي بايد كوچك باشد، و اعضاء آن بايد در صورت امكان نزديك هم زندگي كنند تا بتوانند به طور مرتب جلسه‌ي عادي و در صورت لزوم جلسه‌ي فوق‌العاده بگذارند. دبيراجرايي، اگر باشد، بايد از سوي تشكيلات مادر يا دست‌كم از سوي بورد منصوب شود. بورد نمي‌تواند كميتهي اجرايي تعيين كند مگر طبق آئين‌نامه.
كميته‌هاي بورد. وقتي يك انجمن محلي باشد- مانند نگه‌داري خانه‌ي مراقبت از كودك- كميتهي اجرايي معمولاً خودش را به كمتيه‌هايي تفكيك ميكند كه در فاصله بين نشست‌هاي ماهانه يا فصلي بورد كارهاي مختلف را انجام دهد. در نشست‌هاي ماهانه‌ي بورد اين كمتيه‌ها گزارش انجام مسؤليت‌هاي تعيين شده را ارايه مي‌دهند. در چنين مواردي كميته‌ها در اساس زيرمجموعه‌ي بورد هسند و بايد در مورد اختيار انجام امور به كميته گزارش بدهند (بر عكس يك كميتهي اجرايي، كه معمولاً قدرت دارد به عنوان بورد عمل كند، و بر عكس كميته‌هاي دائمي انجمن، كه زير مجموعه‌ي بورد نيستند مگر طبق مقررات آئين‌نامه‌ها). هر بوردي مي‌تواند آن نوع كميته‌اي را كه الأن توضيح داده شد، بدون مجوز آئين‌نامه‌ها تشكيل دهد.
انجام كارها در بوردها
رويه‌ي عمومي. در يك انجمن سازمان‌يافته بورد در چارچوب آئين‌نامه‌ها، مرجع پارلماني، و هر نظام‌نامه‌ي اختصاصي يا قواعد جاري انجمن كه كاربرد داشته‌باشند، عمل ميكند، مگر آنكه آئين‌نامه اجازه بدهند كه قواعد خودش را تصويب كند (بنگريد به 2 و 56). يك بورد كه جزئي از يك انجمن نباشد مي‌تواند قواعد خودش را تدوين كند، به شرط آنكه با هيج يك از اسناد قانوني كه بورد طبق آن‌ها تشكيل شده تضاد نداشته باشند.
در چارچوب قانون عام پارلماني، در بوردهاي بزرگ كارها طبق همان قواعد رويه‌هاي جاري در مجامع تصميم‌گيري (مشورتي) ديگر انجام مي‌شود. در بوردهاي كوچك‌تر، اين قواعد، با بعضي استثناءها كه در ادامه توضيح داده شده، تا حد امكان به شكل عملي‌تر مورد استفاده قرار مي‌گيرند. در هر حال، يك بورد فقط در نشست‌هاي عادي يا نشست‌هايي كه به شيوه‌ي مناسب فراخوان شده باشند يا در نشست‌هاي تعويقي (9)، كه طي آن تمام اعضاء بورد مطلع شده باشند يا تعداد اعضاء به نصاب رسيده باشد (اكثريت كل اعضاء مگر آنكه آئين‌نامه‌ها يا قدرت مؤسس روش ديگري مقرر كرده باشند) مي‌تواند كار كند. تأييد شخصي يك اقدام پيشنهادي كه به صورت جداگانه و از طريق تلفن يا گفتگوي انفرادي، حتي از تك تك اعضاء، دريافت شده باشد، به معناي مصوبه‌ي بورد نيست، چون اعضاء در يك اتاق، جايي كه بتوانند به صورت رودررو مذاكره كنند، نبوده‌اند. اگر اقدام بر اساس چنين مبنايي در وضعيت اصظراري ضروري باشد، بايد در نشست عادي بعدي بورد به تصويب برسد تا به يك اقدام رسمي بورد تبديل شود.
يك گزارش از كارهاي بورد، درست مانند هر مجمع ديگر، بايد توسط منشي حفظ شود؛ اين صورتجلسات فقط در دسترس اعضاء بورد قرار مي‌گيرد مگر آنكه بورد به يكي از اعضاء انجمن اين اجازه را اعطاء كند كه آن‌ها را مورد بررسي قرار دهد، يا انجمن با دوسوم آراء (يا با اكثريت كل اعضاء، با اكثريت آراء با اطلاعيه‌ي قبلي) دستور دهد كه صورتجلسات بورد به مجمع انجمن ارايه و قرائت شود.
در نشست‌هاي عادي بورد كميتهي اجرايي، اگر وجود داشته باشد، بايد ملزم شود گزارشي از فعاليت‌هاي خود از آخرين نشست به بعد عرضه كند. در باره‌ي اين گزراش، كه معمولاً فقط به عنوان يك گزارش اطلا‌ع‌رساني منظور مي‌شود، هيچ اقدامي لازم نيست صورت پذيرد.
رويه‌ها در بوردهاي كوچك. در نشست بوردهايي كه در آن‌ها بيش از حدود دو جين عضو حضور نداشته باشند، بعضي از تشريفاتي كه در مجامع بزرگ ضروري هستند مانع از انجام كارها مي‌شوند. قواعد ناظر بر چنين مجامعي با قواعدي كه در مجامع ديگر به كار مي‌روند، در جبنه‌هاي زير تفاوت دارند:
• اعضاء ملزم نيستند پييش از طرح پيشنهاد يا صبحت، كه مي‌توانند در حالت نشسته نيز انجام دهند، نوبت بگيرند1.
• لازم نيست پيشنهادها حمايت2 شوند.
• دفعاتي كه يك عضو مي‌تواند در مورد يك موضوع صحبت كند محدود نيست، و پيشنهادهاي كفايت و محدوديت مذاكره به طور كلي نبايد مورد بررسي قرار بگيرد (بنگريد: 15 و 16).
• رسيدگي غيررسمي يك موضوع هنگامي مجاز است كه پيشنهادي در دست بررسي نباشد.
• گاهي اوقات، كه پيشنهادي براي تمام حاضران كاملاً روشن است، مي‌توان بدون شرح آن پيشنهاد در باره‌اش رأي گرفت. با اين وجود، به جز در موارد توافق عمومي، تمام اقدام‌هاي پيشنهادي بورد بايد با اخذ آراء در چارچوب همان قواعد ساير مجامع به تصويب برسد، با اين استثاء كه رأي‌گيري با بلند كردن دست در چنين نشست‌هايي روش بهتري است.
• لازم نيست رئيس جلسه هنگام به رأي گذاشتن مسائل از جاي خود برخيزد.
• رئيس هنگام مذاكره لازمن نيست از جاي خود برخيزد يا جايگاه را ترك كند، مشروط به قواعد يا عرف يك بورد خاص (كه بايد به شكل يك نواخت صرف از تعداد اعضاء حاضر رعايت شود)، او مي‌تواند طرح پيشنهاد كند و به طور معمول به تمام پيشنهادها رأي بدهد.
تأثير تغيير دورهاي تعدادي از اعضاء بورد. در مواردي كه يك بورد به نحوي تشكيل شده باشد كه تعداد خاصي از اعضاء آن به صورت دورهاي (مثلاً، يك‌سوم اعضاء آن سالانه و براي مدت سه سال) انتخاب شوند ، هر بار كه اين عده را انتخاب كنند، در واقع بورد جديدي شكل مي‌گيرد. در نتيجه، تمام كارهاي ناتمام موجود در زمان واگذاري عضويت از سوي آنان عده، طبق مقررات بند (پ) صفحه 229 [اصل كتاب.م] روي زمين مي‌ماند1؛ و اگر بورد اختيار داشته باشد كه مسؤلان خود را انتخاب كند و كميته‌هاي دائمي سازمان دهد، به محض اينكه اعضاء جديد بورد در سمت‌هاي خود نشستند، بورد بايد مسؤلان خود را درست انگار بورد جديدي تشكيل شده، انتخاب كند. با اين حال، جايگزيني افرادي كه ممكن است به صورت اتفاقي عضويت در بورد را در زمان‌‌هاي ديگر رها كنند، اين تأثير را نخواهد گذاشت.